業務管理システム
自社用に開発した顧客・外注・プロジェクト・案件・発注を統括的に管理するシステム。
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Tag Archives: システム構築
プロジェクト管理システム２
2009 年 11 月 30 日
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システム名「Kogakusha Project Management System (KGS_PMS)」 会社名（業種）有限会社考学舎（教育/ICT） 舎内利用 http://www.kogakusha.co.jp/ 環境
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システム内容
顧客・外注・プロジェクト・案件・発注を統括的に管理するシステムです。
顧客担当者や外注担当者のラベル印刷、案件毎での見積書・納品書・請求書の作成、発注書の作成及び当発注の支払管理が可能
です。
また、プロジェクト毎の収支や、プロジェクト別・顧客別・担当者別の月別売上も閲覧できます。
経緯・問題点
当初、顧客管理をベースにした見積・請求の管理を行うシステムと作業日報システムを併用していましたが、入力が煩雑で、収支の
把握もできていませんでした。
そこで、プロジェクトをベースに案件・発注を関連付け、案件ごとに担当スタッフを登録することにより、見積・請求を担当スタッフが
容易に行うことができるようにしました。
更に、スタッフが作業日報にて工数を入力する際に、工数ごとに案件を選択するようにすることで、プロジェクトごとの収支がひと目で
分かるようにしました。
結果
運用が進むにつれ、利便性が向上したこともあって、当システムに対して様々な機能を要望する声がスタッフから上がり、その都度機能を拡張していきました。
現在では、スタッフごとの有給休暇取得状況や、給与の自動計算、給与明細の出力等の労務管理機能を併せ持つシステムに
なりました。
また、弊舎が提供しています簡単会計かんり「豚に真珠」と連携させ、請求時や給与支払時には、自動的に仕訳を作成することも可能になっています。
当システムは、簡単業務かんり「猫に真珠Standard」(要カスタマイズ版)として販売しており、株式会社グラムスリー様では、このシステムをご使用いただいております。
結婚式場 顧客管理・業務管理システム
2009 年 9 月 16 日
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システム名「SYNAPSE」 会社名(業種)結婚式場 環境
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経緯･問題点
現在結婚式場のコンサルティングをされているP社様では、もともと社内で、自社営業店舗用に作成した顧客管理・見積管理システムがありました。
しかし、
- 機能を追加したいが社内スキルとしてもう限界に達しており、必要な機能追加ができない。
- 新たに導入された経理システム（SQLServer＋VisualBasic)に、売上データを連携させたい。
というところでご依頼をいただきました。
システム内容
初来店から、挙式決定、挙式当日までのフォローおよび、見積・請求（含む分割請求）、そして月次・年次の売上・収支把握まで一貫して管理できるシステムです。
また同時に、いろいろな種類のラベルの出力や担当者個人用ToDo管理にいたるまで結婚式場で必要なあらゆる機能が整えられています。
その後の追加開発で、式場や控え室の予約管理。結婚式だけでなく、パーティ実施管理の機能も追加されました。
結果
現在このシステムは全国１００を超える結婚式場において利用されております。
P社様より独立された専門販売・コンサルティング会社であるM社様とのパートナーシップにより弊社ではさまざまな式場への導入を支援、各種ホテル経理システムへの売上データ提供の機能も整備されています。
顧客管理・業務管理システム
2009 年 9 月 16 日
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システム名「Heat」 会社名(業種)国際教育交換協議会日本代表部(CIEE) 環境
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経緯・問題点
CIEE様では、以前よりFileMakerで作成されたデータベースを活用されていましたが、以下のような課題を抱えていました。
- 部署・業務ごとにデータベースが作成されており、それらの間でデータの共有が行われていなかった。
- 一部の部署でAccessベースのシステムが稼動していたが、その完成度が低くExcelによる台帳との併用を余儀なくされていた。
- 上記のようにシステムが分散していること、また数年前から業務フローの最適化に努めてきた結果、かえって作業が個人ベースで行われることとなり、部署内や部署間の連携に支障をきたしていた。
そこで、弊舎からは、
- FileMakerのデータベースの全面的な刷新を行い、マスタ等の統合を行う。
- AccessベースのシステムをFileMaker化し、上記のシステムに統合する。
- 新規にスケジュールの管理機能を追加し、システム上での情報共有を可能にする。
- システムの変更と平行してコミュニケーショントレーニングを行い、スタッフ間のコミュニケーションを円滑にする。
という提案をさせていただきました。
考学舎のコミュニケーショントレーニングについては、こちらも参考になさってください。
システム内容
完成したシステムの概要は以下の通りです。
- 旧FileMakerデータベースで各所に散在していた個人データ・団体データをそれぞれ一つのマスタに統合
- スケジュール管理機能を新規で作成。また、今までメールベースで行われていた日報作成をスケジュール管理と連携
- CIEE様のメイン業務である国際交流事業とTOEFL-ITP事業について、旧FileMakerデータベースの統合やAccessからのコンバージョン、新規開発を行って一つのFileMakerのシステムに統合
結果
CIEE様のシステム導入では、一部の機能を除いてはビッグバン的に導入を行ったこともあり、導入当初は、当初の意図にそぐわない部分が同時発生的に複数出るなどの対応に追われることもありましたが、少しずつ修正・改良を加えて現在では特に大きなトラブルもなく安定稼動しています。開発に平行して、全てスタッフの皆様から業務についてヒアリングを行いながら作成したこともあり、各スタッフの皆様の要望について出来るだけ配慮したシステム作りが出来たと思いますし、担当者の方からもそういった声を頂くことができました。
デザイン評価管理システム
2009 年 9 月 16 日
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システム名「案件データベース」 会社名(業種)S社(電機メーカー)デザイン部門 環境
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経緯・問題点
S社様では、デザイン部門で各デザイナーが行った各案件の評価を、Excelベースの台帳で管理していましたが、以下のような点で不便さを感じているとのことでした。
- Excelベースのため、入力作業が重複していたり、各案件の検索・抽出に手間がかかっていた。
- 関連する画像データなどは、別途、管理しておりそれらを一元管理しようにも出来なかった。
- 各デザイナーに何らかのコメントを依頼する際、それを一旦、担当者が取りまとめてExcelに入力する必要があった。
そのため、S社様では当初FileMakerによりデータベースの作成することを検討し、その時点で弊社に引合いただいたのですが、打合わせを進めていく中、以下のような理由より、MySQL+phpによるWebベースのシステムを作成することを提案させていただきました。
- FileMakerで画像を管理することは可能だが、若干安定性に不安がある。
- 複数ユーザーでの使用を前提とすると、使用者数分のライセンス購入を行う必要があり、それだけでも費用が膨らんでしまう可能性が高い。
- 要望の中で、一部の利用者にはカスタマイズしやすいFileMakerを使用して、ユーザー様自身によるカスタマイズを行いたいという話があったが、MySQLを使用すればFileMakerとの連携は可能であり、将来的にはそのような使い方も可能である。
システム内容
本システムでは、検索の容易さとユーザーごとのデータ入力の多様性を確保する必要があったため、入力先となるデータベース(のテーブルの数)に比べて、画面の数が多い構成にならざるを得ませんでした。そこで、各画面で共通化できる部分は出来るだけ共通化して、基本的な部分は出来るだけシンプルな構造になるように努めました。シンプルな構造にするということに対してはオープンソースのフレームワークであるcakePHPを用いたことも大きな効果がありました。
画像の扱いに関しても、様々なフォーマットに対応する必要があったのですが、OSとして採用したLinuxには、そういったことを行うためのライブラリが豊富にあり、それらの点で苦労することはあまりありませんでした。
結果
元々、FileMaker上での導入を考えていたこともあり、予算はそれほど多くなかったため、それを同じコストでWeb上で実現することが可能なのかは若干の不安がありました。しかし、オープンソースのプロダクトを積極的に採用し、それらのうまく組み合わせることで、安価で使いやすいシステムを作成することができたと思います。また、デザインに関しては、そういった部門で使うシステムという関係上、かなりこだわりをもたれていたのですが、それゆえに、お客様サイドから積極的にご提案いただけたため、提案されたデザインの作りこみに専念することができました。
