実績・事例

顧客管理・業務管理システム

Heat

システム名

「Heat」

会社名(業種)

国際教育交換協議会日本代表部(CIEE)

環境

  • OS
  • FileMaker
  • 約50ユーザー

経緯・問題点

CIEE様では、以前よりFileMakerで作成されたデータベースを活用されていましたが、以下のような課題を抱えていました。

  • 部署・業務ごとにデータベースが作成されており、それらの間でデータの共有が行われていなかった。
  • 一部の部署でAccessベースのシステムが稼動していたが、その完成度が低くExcelによる台帳との併用を余儀なくされていた。
  • 上記のようにシステムが分散していること、また数年前から業務フローの最適化に努めてきた結果、かえって作業が個人ベースで行われることとなり、部署内や部署間の連携に支障をきたしていた。

そこで、弊舎からは、

  • FileMakerのデータベースの全面的な刷新を行い、マスタ等の統合を行う。
  • AccessベースのシステムをFileMaker化し、上記のシステムに統合する。
  • 新規にスケジュールの管理機能を追加し、システム上での情報共有を可能にする。
  • システムの変更と平行してコミュニケーショントレーニングを行い、スタッフ間のコミュニケーションを円滑にする。

という提案をさせていただきました。

考学舎のコミュニケーショントレーニングについては、こちらも参考になさってください。

システム内容

完成したシステムの概要は以下の通りです。

  • 旧FileMakerデータベースで各所に散在していた個人データ・団体データをそれぞれ一つのマスタに統合
  • スケジュール管理機能を新規で作成。また、今までメールベースで行われていた日報作成をスケジュール管理と連携
  • CIEE様のメイン業務である国際交流事業とTOEFL-ITP事業について、旧FileMakerデータベースの統合やAccessからのコンバージョン、新規開発を行って一つのFileMakerのシステムに統合

結果

CIEE様のシステム導入では、一部の機能を除いてはビッグバン的に導入を行ったこともあり、導入当初は、当初の意図にそぐわない部分が同時発生的に複数出るなどの対応に追われることもありましたが、少しずつ修正・改良を加えて現在では特に大きなトラブルもなく安定稼動しています。開発に平行して、全てスタッフの皆様から業務についてヒアリングを行いながら作成したこともあり、各スタッフの皆様の要望について出来るだけ配慮したシステム作りが出来たと思いますし、担当者の方からもそういった声を頂くことができました。